1. Ratgeber

Darauf sollten Unternehmen bei einem Firmenumzug achten

Ratgeber : Von der Planung bis zur Umsetzung: Darauf sollten Unternehmen bei einem Firmenumzug achten

Ein Firmenumzug setzt Fachkenntnis, Erfahrung und spezielle Transportmöglichkeiten voraus. Deshalb sind eine frühzeitige Vorbereitung des Umzugsprojekts und ein professionelles Umzugsunternehmen wichtige Faktoren.

Die Planung des Firmenumzugs

Möchte sich ein Unternehmen aus wirtschaftlichen Gründen vergrößern, ist ein Umzug in neue Räumlichkeiten oft unabdingbar. Ein Firmenumzug will allerdings gut vorbereitet sein, damit er reibungslos stattfindet. Zu den ersten wichtigen Schritten zählen:

1. Mietvertrag kündigen

Ein erster wichtiger Schritt vor dem Firmenumzug ist die Prüfung und rechtzeitige Kündigung des laufenden Mietvertrages. Hierbei gilt es zu beachten, dass gewerblich genutzte Objekte meist über einen längeren Zeitraum angemietet werden und dementsprechend andere Kündigungsfristen gelten.

2. Mitarbeiter informieren

Der Betriebsrat und die Angestellten des Unternehmens sind frühzeitig über den Umzug zu informieren. Für die Angestellten bringt der Firmenumzug womöglich ebenfalls einen Umzug in eine andere Stadt mit sich. Der Firmeninhaber sollte die Notwendigkeit des Umzuges entsprechend gut erklären, dabei die damit verbundenen Vorteile nennen und auch die Wünsche der Angestellten berücksichtigen.

Ist der neue Firmensitz sehr weit vom derzeitigen Standort entfernt, kann es passieren, dass einige Mitarbeiter kündigen, weil ihnen ein Umzug nicht möglich ist. Auch das muss die Unternehmensleitung einkalkulieren.

3. Behörden, Ämter und Dienstleister in Kenntnis setzen

 Ein Firmenumzug ist eine gute Gelegenheit, um interne Prozesse zu optimieren.
Ein Firmenumzug ist eine gute Gelegenheit, um interne Prozesse zu optimieren. Foto: pixabay.com/RonaldCandonga

Darüber hinaus sind verschiedene Behörden, Ämter, Kammern, Verbände und Dienstleistungsunternehmen wie zum Beispiel

  • IHK, Gewerkschaft und Berufsverband,
  • Gewerbeamt, Finanzamt, Arbeitsamt und GEZ sowie
  • Energieversorger, Reinigungsfirma und Banken

rechtzeitig über den bevorstehenden Firmenumzug in Kenntnis zu setzen.

Firmenumzug mithilfe eines Speditionsunternehmens

Großen Unternehmen ist es meist nicht möglich, einen derart komplexen Umzug ohne professionelle Hilfe zu bewältigen. Der organisatorische und zeitliche Aufwand ist enorm und schwer einschätzbar. Ein professionelles Speditionsunternehmen steht auf Wunsch bereits bei der Planung des Umzugs beratend zur Seite und bespricht mit dem Firmeninhaber den genauen Ablauf.

Auch in Bezug auf den Versicherungsschutz ist es sinnvoll, sich die Erfahrung einer Spedition zunutze zu machen. Eine professionelle Spedition weiß, wie große und empfindliche Geräte sicher zu transportieren sind. Zudem haftet die Umzugsfirma im Schadensfall. Dennoch sollte das Unternehmen insbesondere bei teuren Gerätschaften darauf achten, dass diese entsprechend versichert sind.

Kleinere Gegenstände und Büroutensilien können die Mitarbeiter hingegen selbst in stabile Umzugskartons räumen. Dies spart Zeit und Kosten. Hier ist der Arbeitsausfall, der dabei entsteht, entsprechend zu berücksichtigen.

Nach dem Umzug

Bereits Wochen oder Monate vor dem Firmenumzug sollten auch Geschäftspartner und Kunden über den Umzug informiert werden. Hierfür empfiehlt sich ein Rundschreiben, das alle Informationen zum geplanten Firmenumzug enthält. Einige Unternehmen weisen zusätzlich in der E-Mail-Signatur auf den bevorstehenden Unternehmensumzug hin.

Ist der Umzug erfolgreich absolviert, ist es sinnvoll, die neue Adresse mit den aktuellen Rufnummern hervorzuheben. Gleichzeitig ist es wichtig, einen Nachsendeauftrag für Geschäftspost einzurichten, beispielsweise für ein halbes Jahr. So geht keine wichtige Briefpost verloren.

Umzugskosten als Betriebsausgabe absetzen

Wechselt ein Unternehmen den Standort, weil die Verkehrsanbindung ungünstig ist, Fachpersonal fehlt oder die Bürofläche nicht mehr genügt, liegt eine betriebliche Veranlassung für den Unternehmensumzug vor. Das heißt, dass die Kosten für den Umzug vollumfänglich als Betriebsausgaben abzusetzen sind.

Wichtig ist, dass das Unternehmen seine Ausgaben mittels Rechnungen und Belegen nachweist. Zu den Betriebsausgaben gehören unter anderem:

  • Maklergebühren für das neue gewerbliche Mietobjekt
  • doppelte Mietzahlung in der Übergangszeit
  • Miete für ein Umzugsfahrzeug
  • Kosten für das Umzugsunternehmen
  • Reisekosten für die Planung des Firmenumzugs
  • Schönheitsreparaturen am früheren Standort
  • Kosten für Installationsarbeiten am neuen Firmenstandort

Hinweis: Der Arbeitsausfall ist bei Firmenumzügen häufig der größte Kostenfaktor. Es ist daher ratsam, den Standortwechsel detailliert zu planen und zu organisieren. Dies gewährleistet eine schnelle Wiederaufnahme der betrieblichen Abläufe am neuen Firmenstandort.

Worauf ist bei einem Firmenumzug außerdem zu achten?

Der Umzug eines Unternehmens ist ein komplexes Projekt, das auch als solches zu betrachten ist. Neben den bereits erwähnten Tätigkeiten setzt die Planung eines Firmenumzugs die Berücksichtigung vieler weiterer Faktoren voraus. Dazu zählen:

Renovierungsmaßnahmen am alten und neuen Firmenstandort planen

Neben den genannten Tätigkeiten ist es vor dem Umzug wichtig, eventuelle Renovierungsmaßnahmen zu planen. Diese fallen zumeist für die alte Gewerbeeinheit, gegebenenfalls aber auch für das neue Gewerbeobjekt an.

Unternehmenseinrichtung inventarisieren

Vor dem Umzug ist es ratsam, die Einrichtung des Unternehmens in einer Inventarliste zu erfassen, um sich einen Überblick über den Bestand zu verschaffen. Gegebenenfalls können größere Gegenstände mithilfe des Umzugsunternehmens bereits vor dem eigentlichen Umzug an den neuen Standort gebracht werden, damit sich der Geschäftsbetrieb reibungslos fortführen lässt. Möglich ist dies jedoch nur mit Gerätschaften und Einrichtungsgegenständen, die im Unternehmen nicht täglich im Gebrauch stehen.

Weiterhin ist die Einrichtung der neuen Räumlichkeiten zu beachten. Für die Planung sind Grundrisse dienlich. Diese zeigen auf, wie und wo sich Büromöbel und Arbeitsgeräte platzieren lassen. Eine frühzeitige Planung ist auch hier sehr wichtig. Denn nach dem Umzug ist eine Neuaufteilung der Büroräume kaum mehr möglich.

Neue Firmen-IT installieren und Prozesse optimieren

Zuletzt sind die Installation der Unternehmens-IT sowie der damit verbundene Umzug der Netzwerkstrukturen von großer Bedeutung. Eine schnelle Wiedereinrichtung der IT-Landschaft ist wichtig, damit die Mitarbeiter ihren Tätigkeiten nach dem Umzug in den neuen Räumlichkeiten umgehend wieder nachgehen können.

Letztlich ist ein Firmenumzug immer eine gute Möglichkeit, um firmeninterne Prozesse zu optimieren: Welche Prozesse kosten besonders viel Zeit? Wo hilft eine bessere Raumaufteilung bei der Verkürzung von Wegen? Wie könnte sich eine günstigere Sitzplatzkonstellation positiv auf das Betriebsklima auswirken? Diese und weitere Fragen lassen sich gemeinsam mit den betroffenen Personen bei der Planung der neuen Büros beantworten.

Tipp: Ist der Firmenumzug reibungslos verlaufen und der Betrieb funktioniert am neuen Standort wieder wie gewohnt, freut sich die Belegschaft sicher über eine Einweihungsfeier.