So finden Sie Fokus für wichtige Aufgaben im Job

Seit Beginn der Pandemie hat die Meeting-Dichte gerade bei Menschen, die im Homeoffice arbeiten, rapide zugenommen. Wo früher nur ein Kundentermin am Tag zu schaffen war, stehen heute vier bis fünf oder mehr in enger Taktung im Kalender, sagt Annina Hering, Arbeitsmarktexpertin des Jobportals Indeed.

Dass Beschäftigte so überhaupt nicht mehr zum inhaltlichen Teil ihres Jobs kommen, steht außer Frage. Hering rät aber, mindestens 20 bis 30 Prozent der Arbeitszeit pro Tag der eigenen Arbeit zu widmen - am besten in längeren Einheiten am Stück. Wie sich Berufstätige meetingfreie Zonen selbst schaffen:

• Meetingfreie Zeiten blocken: Wer sich nach meetingfreien Zeiten sehnt, sollte sich entsprechende Zeitfenster für Fokusarbeit im Kalender reservieren. Idealerweise legt man die Fokus-Etappen auf Zeiten, in denen man am produktivsten ist. Hilfreich sei, über die Statuszeile in Kollaborationstools wie etwa Slack zu signalisieren: „Ich möchte aktuell nicht gestört werden.“ Am besten stellt man in dem Zuge auch alle Push-Benachrichtigungen aus.
• Statistiken prüfen: Tools wie etwa Google, Teams oder Zoom können uns anzeigen, wie viel Zeit wir durchschnittlich in Meetings verbringen. Hering rät, diese Daten zu nutzen und darauf basierend die eigene Meeting-Kultur zu analysieren. Bei einer hohen Belastung heißt es gegenzusteuern. Objektive Zahlen seien zudem eine gute Grundlage in Personalgesprächen, um darauf hinzuweisen, dass Meetingzeiten überhand nehmen.
• Nein sagen: „Es ist wichtig, einfach auch mal Nein zu sagen“, so Hering. „Häufig nehmen wir Meeting-Einladungen devot an, ohne sie zu hinterfragen.“ Es gebe durchaus viele Meetings, bei denen die eigene Anwesenheit nur optional ist. Die Arbeitsmarktexpertin rät: konsequent sein und absagen.
• Meetingfreie Tage durchsetzen: Selbst wenn Beschäftigte das nicht unternehmensweit beeinflussen können - „auch auf Teamebene lassen sich meetingfreie Tage durchsetzen“, sagt Hering. Auch die Dauer von Besprechungen lässt sich klar begrenzen. „In manchen Unternehmen darf es keine Meetings geben, die länger als eine halbe Stunde gehen.“
• Meetingfrequenz überdenken: Hering empfiehlt, sich wiederholende Termine genau zu hinterfragen. Vielleicht reicht es, die wöchentliche Teambesprechung alle 14 Tage stattfinden zu lassen? Wird der Termin ohnehin häufig spontan verschoben oder abgesagt, sei das ein Indiz dafür, dass er ohnehin weniger wichtig ist.

Gegebenenfalls kann es auch sinnvoller und effektiver sein, monatlich einen halben Tag Workshop einzulegen, als ein wöchentliches Statusmeeting abzuhalten, „bei dem man ohnehin nie in die Tiefe gehen kann“, so Hering. So schaffen alle mehr Platz in ihren Kalendern.

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