„Die Ansage soll einerseits kurz, knapp und präzise sein, damit der Anrufer schnell zu Wort kommt“, sagt die Etikette-Expertin Bettina Geißler aus Norderstedt. „Aber monoton gesprochenes Stakkato ist tabu, es muss einladend klingen.“ Gerade wenn die Botschaft sehr kurz ist, komme es umso mehr auf die Stimme an. Zu knappe Infos sind außerdem oft sinnlos: „Auf 'Ich bin gerade nicht da', kann man auch verzichten, das merke ich ja selbst.“

Netter sei grundsätzlich, etwas positiv zu formulieren: „Also nicht 'Sie rufen leider außerhalb der Geschäftszeiten an', sondern 'Sie können mich mobil erreichen unter folgender Nummer...'.“ So ein Hinweis sei auch aus einem anderen Grund noch zu empfehlen: Die Erwartung, jemanden telefonisch erreichen zu können, sei mittlerweile sehr hoch, sagt Geißler. Auf dem Festnetz-AB die Handynummer zu verraten, kann deshalb die Frustration des Anrufers abmildern.

Eine nette Geste sei auch, die Ansagen auf dem Anrufbeantworter zu variieren - zum Beispiel nach Feierabend eine andere zu wählen als tagsüber. Für den Anruf unter einer Zentralnummer ist nicht entscheidend, wer den AB bespricht. Aber bei einer Durchwahl sei es schon persönlicher, wenn auch auf dem Anrufbeantworter die Stimme desjenigen zu hören ist, den man erreichen wollte.