Digitalisierung : Die aktuellen Herausforderungen des Mitarbeitermanagements in Zeiten von Homeoffice und Corona
Die Corona-Krise hat zu einem allgemeinen Anstieg der im Homeoffice arbeitenden Mitarbeiter geführt. Unternehmen waren vereinzelt auf diese Maßnahme nicht vorbereitet. Die Umstellung auf das Homeoffice hat Lücken im Digitalisierungsgrad von Unternehmen aufgedeckt, die die zentrale Herausforderung des Homeoffice in Zeiten von Corona waren und nach wie vor sind. Angesichts der in Zukunft steigenden Bedeutung des Homeoffice steht eine Wandlung des Mitarbeitermanagements mit einer zunehmenden Digitalisierung in Aussicht.
Effiziente Arbeitsabläufe durch effiziente Strukturen
Für ein funktionierendes Mitarbeitermanagement ist eine digitale Ausgestaltung der internen Prozesse ausschlaggebend. Es ist erforderlich, dass Büro- und Verwaltungsprozesse nicht papierbasiert, sondern digital erfolgen. Dabei dürfen keine Medienbrüche auftreten. Hilfreich beim Erreichen dieses Ziels sind cloudbasierte Anwendungen, wie beispielsweise das ERP-System von Lexbizz. Aufgrund des strukturierten Vorliegens digitaler Daten ist eine Automatisierung der internen Prozesse möglich. Die Mitarbeiter sind miteinander vernetzt, was die gemeinsame Arbeit trotz räumlicher Trennung fördert.
ERP-Systeme tragen zur Vernetzung und Effizienzsteigerung bei
Die Abkürzung „ERP“ steht für „Enterprise Ressource Planning“. Segmente des Unternehmens werden im Programm unterteilt, bleiben aber miteinander vernetzt und für die Mitarbeiter einsehbar. Es ist möglich, Mitarbeitern die Einsicht in bestimmte Segmente zu beschränken oder wiederum zu erteilen. So wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter seinem Aufgabenbereich nachkommt – von der Buchhaltung und Warenwirtschaft über die Kundenpflege (CRM) bis hin zum Controlling von Projekten und der Steuerung des Außendienstes sowie weiteren Segmenten. Sollte ein Mitarbeiter Informationen aus einem anderen Bereich benötigen, kann er diese über das ERP-System anhand von Suchfunktionen abrufen. Alternativ besteht die Möglichkeit zur Automatisierung, wenn bestimmte Informationen regelmäßig gebraucht werden.
Ist der Außendienstler auf Informationen über einen Kunden angewiesen, so kann er diese über das integrierte CRM-System abrufen, ohne den anderen Mitarbeiter kontaktieren zu müssen. Es stellt sich eine Zeitersparnis ein. Einzelne Funktionen, wie z.B. die Terminierung für den Außendienst, erledigen ERP-Systeme auf Wunsch des Unternehmens automatisiert. Die Einsatzplanung stellt Kunden die richtigen Mitarbeiter zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Verfügung. So bleiben Arbeiten von Sekretären erspart oder fallen weniger umfassend aus.
Hoher Reifegrad digitaler Geschäftsprozesse notwendig, aber nur bedingt vorhanden
In der Corona-Krise zeigt sich bei Unternehmen, die den Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice ermöglichen, dass ein hoher Reifegrad digitaler Geschäftsprozesse für eine strukturierte und erfolgreiche Arbeit innerhalb des Unternehmens von Vorteil ist. Weil die Corona-Krise sämtliche Unternehmen unvorbereitet trifft, ist von einem nicht ausreichenden digitalen Reifegrad der Geschäftsprozesse auszugehen. Der Reifegrad wird in Fachkreisen anhand folgender Kriterien beurteilt: Technologie (Technologiebasis, Tools im Prozess & Systemintegration), Daten (Datenerhebung, Datenbereitstellung & Datenverwendung), Qualität (Prozessbeschreibung, Ausführung & Sicherheit) und Organisation (Digitalisierungsstrategie, Qualifikation & Change Management).
Bei den erstgenannten drei Kategorien wird geprüft, inwiefern Tools, Automatisierungsvarianten und andere digitale Arbeitsprozesse zum Einsatz kommen. Die Kategorie „Organisation“ dient der Evaluierung dessen, wie kompetent die Digitalisierung im Unternehmen umgesetzt wird.