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Digitalisierung : Die aktuellen Herausforderungen des Mitarbeitermanagements in Zeiten von Homeoffice und Corona
Die Corona-Krise hat zu einem allgemeinen Anstieg der im Homeoffice arbeitenden Mitarbeiter geführt. Unternehmen waren vereinzelt auf diese Maßnahme nicht vorbereitet. Die Umstellung auf das Homeoffice hat Lücken im Digitalisierungsgrad von Unternehmen aufgedeckt, die die zentrale Herausforderung des Homeoffice in Zeiten von Corona waren und nach wie vor sind. Angesichts der in Zukunft steigenden Bedeutung des Homeoffice steht eine Wandlung des Mitarbeitermanagements mit einer zunehmenden Digitalisierung in Aussicht.
Effiziente Arbeitsabläufe durch effiziente Strukturen
Für ein funktionierendes Mitarbeitermanagement ist eine digitale Ausgestaltung der internen Prozesse ausschlaggebend. Es ist erforderlich, dass Büro- und Verwaltungsprozesse nicht papierbasiert, sondern digital erfolgen. Dabei dürfen keine Medienbrüche auftreten. Hilfreich beim Erreichen dieses Ziels sind cloudbasierte Anwendungen, wie beispielsweise das ERP-System von Lexbizz. Aufgrund des strukturierten Vorliegens digitaler Daten ist eine Automatisierung der internen Prozesse möglich. Die Mitarbeiter sind miteinander vernetzt, was die gemeinsame Arbeit trotz räumlicher Trennung fördert.
ERP-Systeme tragen zur Vernetzung und Effizienzsteigerung bei
Die Abkürzung „ERP“ steht für „Enterprise Ressource Planning“. Segmente des Unternehmens werden im Programm unterteilt, bleiben aber miteinander vernetzt und für die Mitarbeiter einsehbar. Es ist möglich, Mitarbeitern die Einsicht in bestimmte Segmente zu beschränken oder wiederum zu erteilen. So wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter seinem Aufgabenbereich nachkommt – von der Buchhaltung und Warenwirtschaft über die Kundenpflege (CRM) bis hin zum Controlling von Projekten und der Steuerung des Außendienstes sowie weiteren Segmenten. Sollte ein Mitarbeiter Informationen aus einem anderen Bereich benötigen, kann er diese über das ERP-System anhand von Suchfunktionen abrufen. Alternativ besteht die Möglichkeit zur Automatisierung, wenn bestimmte Informationen regelmäßig gebraucht werden.
Ist der Außendienstler auf Informationen über einen Kunden angewiesen, so kann er diese über das integrierte CRM-System abrufen, ohne den anderen Mitarbeiter kontaktieren zu müssen. Es stellt sich eine Zeitersparnis ein. Einzelne Funktionen, wie z.B. die Terminierung für den Außendienst, erledigen ERP-Systeme auf Wunsch des Unternehmens automatisiert. Die Einsatzplanung stellt Kunden die richtigen Mitarbeiter zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Verfügung. So bleiben Arbeiten von Sekretären erspart oder fallen weniger umfassend aus.
Hoher Reifegrad digitaler Geschäftsprozesse notwendig, aber nur bedingt vorhanden
In der Corona-Krise zeigt sich bei Unternehmen, die den Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice ermöglichen, dass ein hoher Reifegrad digitaler Geschäftsprozesse für eine strukturierte und erfolgreiche Arbeit innerhalb des Unternehmens von Vorteil ist. Weil die Corona-Krise sämtliche Unternehmen unvorbereitet trifft, ist von einem nicht ausreichenden digitalen Reifegrad der Geschäftsprozesse auszugehen. Der Reifegrad wird in Fachkreisen anhand folgender Kriterien beurteilt: Technologie (Technologiebasis, Tools im Prozess & Systemintegration), Daten (Datenerhebung, Datenbereitstellung & Datenverwendung), Qualität (Prozessbeschreibung, Ausführung & Sicherheit) und Organisation (Digitalisierungsstrategie, Qualifikation & Change Management).
Bei den erstgenannten drei Kategorien wird geprüft, inwiefern Tools, Automatisierungsvarianten und andere digitale Arbeitsprozesse zum Einsatz kommen. Die Kategorie „Organisation“ dient der Evaluierung dessen, wie kompetent die Digitalisierung im Unternehmen umgesetzt wird.
Wie der Monitoring Report Digital des BMWI (Bundesministerium für Wirtschaft) zeigt, besteht im digitalen Reifegrad für die Unternehmen Luft nach oben:
- 43 % der befragten Unternehmen nutzen die Cloud.
- 43 % der befragten Unternehmen sind durch die Breitbandverfügbarkeit gehemmt.
- Mehr als ein Viertel der befragten Unternehmen ist noch als digitaler Anfänger eingestuft.
- Ca. 8 % der befragten Unternehmen haben die digitale Transformation nicht begonnen.
- Ein Viertel der befragten Firmen hält die Digitalisierung für unnötig.
Diese Ergebnisse verdeutlichen, dass die zentrale Herausforderung des Mitarbeitermanagements in Zeiten von Corona die Schaffung einer digitalen Infrastruktur zur internen Kommunikation und Prozessbewältigung ist. Ein beträchtlicher Anteil an Unternehmen wird die Cloud nicht nutzen, ein weiterer Anteil nicht zufriedenstellend oder gar nicht digitalisiert sein. Cloudbasierte Anwendungen und ERP-Systeme sind eine Lösung hierfür, die aber in den meisten Unternehmen erst integriert werden muss. Zudem sind die Mitarbeiter in die Nutzung der neuen Systeme einzuweisen.
Sicherheitsstrukturen müssen ausgedehnt werden
Erfolgt eine verstärkte Umstellung auf das Homeoffice, dann ist zugleich die Ausdehnung der Sicherheitsstrukturen für Unternehmen eine Herausforderung. Es muss sichergestellt werden, dass auch daheim bei den Mitarbeitern auf Sicherheit im Netz und bei der Nutzung von Software Wert gelegt wird. Wie eine Statistik von Statista aus dem Jahre 2018 zeigt, nutzen 65 % der befragten Unternehmen Security Services zur Absicherung der eigenen Cloud. Somit wird in der Cloud zur Sicherheit beigetragen. Aber wie ist es außerhalb der Cloud um die Sicherheit bestellt, wenn beispielsweise Mitarbeiter über den E-Mail-Account mit Kunden in Kontakt treten müssen oder anderweitige Software zur Bewerkstelligung ihrer Arbeit nutzen?
Hier besteht ein Lösungsansatz darin, dass der Arbeitgeber für die berufliche Nutzung den Mitarbeitern eigens präparierte Geräte nach Hause mitgibt. Halten sich Mitarbeiter an die Vorgabe, ausschließlich diese Geräte zu beruflichen Zwecken zu nutzen, dann minimieren sich die Sicherheitslücken gegenüber einer Nutzung privater Geräte zu beruflichen Zwecken immens. Ferner gelten für die Sicherheit im Homeoffice dieselben Aspekte wie auch sonst:
- Antiviren in der aktuellsten Version nutzen
- mit VPN-Verbindung im Internet surfen
- verschiedene Passwörter nutzen und diese nur in verschlüsselten Dateien speichern
vor Phishing-Mails in Acht nehmen (lassen sich an Anhängen erkennen)
Diese und weitere sicherheitstechnische Ziele werden erreicht, indem Unternehmen die Mitarbeiter schulen. Diese Schulungen werden idealerweise mehrmals wiederholt und an die neuen Bedrohungen durch Cyber-Kriminelle angepasst. Solche Schulungen bieten zusammen mit den Aktivitätsangeboten für Mitarbeiter auch eine gelungene Abwechslung zum Arbeitsalltag.
Künftige Entwicklungen sprechen für Zunahme des Homeoffice
Was bei innovativen Unternehmen wie Microsoft unter dem Begriff „New Work“ Einzug erhalten hat und Mitarbeitern Freiheiten in der Arbeitsgestaltung einräumt, scheint sich durch die Corona-Krise zumindest näherungsweise auch in einigen deutschen Unternehmen als Arbeitsmodell zu etablieren. Mitarbeiter erhalten die Freiheit zur Arbeitsplatzwahl und die Verfügbarkeit an Stellen im Homeoffice steigt, wie zuletzt beim DAX-Konzern Siemens. Die Lehren aus der Corona-Krise führen vereinzelt zu einem Umdenken. So behalten sich Unternehmen zumindest die Perspektive vor, in Notsituationen flexibler zu sein und die Arbeitsabläufe anpassen zu können. Die aktuellen und künftigen Entwicklungen sprechen daher für eine Zunahme des Homeoffice.
