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Apps, Bullet-Journals und Co: So organisiert man Aufgaben, Ideen und Papierkram

Ordnung im Kopf und auf dem Schreibtisch : Apps, Bullet-Journals und Co: So organisiert man Aufgaben, Ideen und Papierkram

Büroarbeit kann oft chaotisch sein – nicht nur in ausgesprochenen Kreativberufen. Gut, wenn man sie mit cleveren Helfern organisieren kann.

Jetzt, wo Deutschland im Homeoffice ist, werden viele Dinge überdeutlich, die zuvor unter der Oberfläche schwelten. Das gilt nicht nur für Lücken der schulischen Digitalisierung, sondern erstreckt sich auch auf die Büro-Berufswelt. Damit wurden schlagartig Hunderttausende in eine Position gesetzt, die Selbstständige und Freelancer bestens kennen: Aufgaben, Papierkram und Ideen wollen organisiert werden, sonst läuft es einfach nicht. Die folgenden Tipps sind deshalb ganz grundsätzlich – sie helfen in jedem Job, jedem Anstellungsverhältnis und völlig unabhängig von aktuellen Weltnachrichten.

1. Ein digitaler Versicherungshelfer

Fangen wir groß an: Jeder von uns hat Versicherungen. Die meisten nicht nur die, die staatlicherseits vorgeschrieben sind, sondern oft noch einige mehr.

Bloß sind Versicherungen der Inbegriff von „Papierkram“. Digital sind zwar manche Anbieter. Kommt es jedoch an die Verträge, ist Papier weitestgehend unumgänglich. Und spätestens wenn man bei mehreren Versicherungsagenturen unter Vertrag steht, helfen auch die Agentur-eigenen Apps nicht mehr; da müsste man ja für jede eine installieren.

Ein sehr cleveres Tool gegen dieses Problem hat sich das Unternehmen Clark einfallen lassen: Eine algorythmusbasierte App, mit der man mithilfe von Expertenwissen die Tarife von über 160 Anbietern vergleichen kann. Damit bekommt der User einen Tarif, der auf seine individuelle Lebenssituation und seine Bedürfnisse angepasst ist. Als zusätzlicher Pluspunkt kann man in die App all seine Versicherungen eintragen. Ein Klick, alles im Blick. Als Bonus kann man seine Verträge bewerten und sich Verbesserungsvorschläge zusenden lassen. Obendrein liefert das Unternehmen noch generelle Versicherungs-Infos, etwa über die Berufsunfähigkeitsversicherung. Damit bleiben die Versicherungsverträge zwar Papierkram. Aber man muss sie nur einmal unterschreiben, bevor sie im Schrank verschwinden dürfen. Die wichtigsten Inhalte sind über die App jederzeit verfügbar.

2. Eine Flipchart

Sie hat in Zeiten der digitalen Präsentationsprogramme deutlich an Boden verloren. Dabei hat die Flipchart einen massiven Vorteil: man kann etwas darauf skizzieren, dann zurücktreten und es einfach betrachten.

Die Clark-App macht nicht nur den Versicherungs-Dschungel übersichtlicher, sondern der Hersteller liefert auch nützliche Informationen obendrein. Foto: Clark.de

Keine lapidare Ausrede für eine „Denkerpause“. Im Gegenteil. Schon lange wissen Forscher, dass intensives Betrachten von Inhalten oder auch Problemen durch unterbewusste Prozesse viel zur Lösung/Bearbeitung beitragen kann. Zudem kommt bei der Flipchart mit Block auch noch ein ganz simpler Vorteil hinzu: Man kann die Blätter abreißen, kann sie anderswo aufhängen oder mitnehmen. Da müssen Alternativen wie das Whiteboard zurückstecken.

Aber auch das Nutzen einer Flipchart will gelernt sein. Sie ist kein Schmierzettel. Alles darauf braucht seine Ordnung. Und die Inhalte müssen sorgsam strukturiert, auch farblich gekennzeichnet sein. Erst dann kann dieses vielgeschmähte Helferlein seine Wirkung entfalten.

3. Ein Notiz-Tool-Klassiker

Notiz-Tools gibt es viele. Wenn sich jedoch von Oberstufen-Gymnasiasten bis zu Vorstandschefs Millionen von Menschen über etwas einig sind, dann, dass die beliebteste Notiz-App Evernote heißt. Das Geheimrezept ist nicht so sehr der schiere Funktionsumfang oder eine gute Bedienbarkeit. Es ist vor allem die Tatsache, dass jede Funktion einen Sinn ergibt. Nichts ist nur da, um gut auszusehen. Und mit den richtigen Kniffen lässt sich das Tool binnen weniger Minuten erlernen.

Interessant ist das auch deshalb, weil der Hersteller die kostenlose Basisversion vornehmlich nur bei Teamwork-Funktionen beschneidet. Notizen, Web-Clipping und Co. sind auch in der Kostenlos-Version zu haben. Vorsicht allerdings: Es besteht das gewisse Risiko, sich zu sehr auf die App zu verlassen – sein Gedächtnis auszulagern, wie es manche nennen.

4. Ein Bullet-Journal

Aufmerksame Leser haben bereits mitbekommen, dass sich hier analoge und digitale Helfer abwechseln. Und das Bullet Journal ist so analog wie ein Wählscheibentelefon. Denn es ist vor allem ein Notizbuch Plus.

Manche nutzen ihr Bullet-Journal auch zur grafischen Entfaltung. Es geht jedoch auch ganz nüchtern strukturiert ohne Zierde. Foto: unsplash.com/Estée Janssens

Zugegeben, Bullet-Journaling muss man lernen. Es ist ein komplexeres Thema, zu dem mittlerweile auch ein Buch erschienen ist. Allerdings haben viele Netzratgeber die Tendenz, das Thema weit komplexer klingen zu lassen als es ist. Für den Anfang genügt folgendes Wissen:

  • Es handelt sich um ein persönlich vorstrukturiertes Notizbuch. Eine Mischung aus Kalender, To-Do-Liste und Tagebuch.
  • Ersonnen wurde das Prinzip über 20 Jahre vom Designer Ryder Carroll.
  • Gegenüber digitalen Methoden soll BuJo, wie es abgekürzt wird, niedrigschwelliger zu nutzen sein.

Dafür braucht man kein vorgeneriertes Bullet-Journal-Spezialnotizbuch, das im Netz für 20 Euro und mehr verkauft wird. Auch keine Spezialstifte und Sticker. Ein normales Notizbuch aus dem Euroladen genügt völlig, wenn es nur Linien hat. Dazu ein normaler Kugelschreiber und die Grundlagen des Bullet Journaling. Den Rest erstellt man sowieso selbst – aber wenn man es konsequent durchzieht, kann man sein Leben tatsächlich transparenter machen.

5. Ein Mindmapping-Tool

Mindmapping kennt zwei Kategorien: Die einen kennen und lieben es, die anderen kennen es nicht und sehen keinen Sinn in den Sprechblasen. Doch solches Denken ist eigentlich ein Trugschluss.

Denn Mindmapping ist die konsequente Umsetzung der Art und Weise, wie unser Gehirn arbeitet. Auch wurde diese Methode nicht von irgendwelchen Designern ersonnen, sondern von einem britischen Psychologen namens Tony Buzan – einer der wichtigsten Forscher auf dem Gebiet effektiven Lernens.

Ganz grob erklärt: Dadurch, dass die Informationen so kurz und prägnant – reduziert auf einzelne Wörter – dargestellt werden und ähnlich wie eine Baumstruktur von einer zentralen „Grundidee“ abgehen, fällt es unserem Gehirn wesentlich leichter, sie zu verinnerlichen. Auch das spätere Abrufen funktioniert nach dem ähnlichen Muster. Dieses „strahlenförmige Denken“ wird ganz ähnlich auch von unserem Gehirn angewendet.

Dabei sind Mindmaps sowohl digital wie analog – man kann sie ohne viel Federlesens auf der bereits erwähnten Flipchart erstellen. Allerdings gibt es auch eine ganze Reihe von Apps, die das gleiche auf Handy und Computer vermögen – hier sollte man allerdings zunächst mit kostenlosen Tools arbeiten, etwa das wie die Wikipedia quelloffene FreeMind. Kostenpflichtige Apps sind oftmals nicht wesentlich funktionsreicher, bloß schöner gestaltet.

6. Ein Reißwolf

Warum konnte sich das schon so lange angekündigte digitale Büro bis heute noch nicht durchsetzen? Zumindest teilweise, weil viele Menschen Papier mit Sicherheit suggerieren. Das kann man eben nicht mit einem (versehentlichen) Klick löschen.

Just darin besteht aber auch ein großes Problem bei der Selbstorganisation: Viele Menschen können sich partout nicht von Unterlagen trennen. Irgendwann quillt dann das Eingang-Ausgang-Doppelschubfach über, mäandern regelrechte Papier-Moränen über den Schreibtisch.

Die konsequente Analog-Lösung gegen diese Unfähigkeit, sich zu trennen, ist der Reißwolf. Warum? Weil er endgültig ist. Man schiebt das Papier hinein und es verbleiben nur Streifen oder, je nach Sicherheitsstufe, Schnipsel.

Auf diese Weise zwingt man sich selbst, eine Auswahl zwischen wichtigen und unwichtigen Unterlagen zu treffen. Wesentlich effektiver als Ablage P, aus der man viel zu oft geneigt ist, eigentlich Weggeworfenes wieder hervorzuholen. Großes Plus: Natürlich hat eine solche Anschaffung auch enorme Datenschutzvorteile, auch im privaten Bereich.