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Wuppertal: Digitalisierung: Das Rathaus will bald auf Papierakten verzichten

Wuppertal : Digitalisierung: Das Rathaus will bald auf Papierakten verzichten

Im März steigen drei städtische Ämter auf Aktenverwaltung im Computer um. Weitere sollen folgen.

Wer künftig einen Brief an die Stadtverwaltung schickt, könnte deutlich schneller Antwort erhalten. Denn die Post wird nicht mehr von Hand sortiert und dann mit Rollwagen in die zuständige Abteilung gebracht, die sich womöglich in einem anderen Gebäude befindet. Stattdessen verwandelt ein großer Scanner sämtliche eingehende Post in digitale Dokumente, die dann sekundenschnell beim Adressaten landen. Ab 3. März geht dieses Verfahren, das bisher als Pilotversuch lief, in drei Ämtern in den Normalbetrieb.

Stadtdirektor Johannes Slawig (CDU) berichtet, dass bisher das Haupt- und Personalamt, Teile der Kämmerei und Teile der IT-Abteilung das neue System erprobt haben. Sie erhielten die Post, die über einen großen Scanner digitalisiert wurde, auf ihre Rechner gespielt. Weil am Dienstag der zweite 200 000 Euro teure Scanner aufgestellt wurde, der Ausfälle absichern kann, werden ab März alle drei Abteilungen komplett auf den neuen Postweg umstellen. Der sei schneller und weniger störanfällig.

Slawig erklärt, dass die Maschine Abteilungen und Unterabteilungen erkennt, wenn sie in der Adresse genannt sind. Sie öffnet die Umschläge, eine Mitarbeiterin übernehme eine Sichtkontrolle der Dokumente und verfüttere sie an den Scanner. Innerhalb des System werden sie dann in die zuständige Abteilung versandt. „Das läuft jetzt störungsfrei“, sagt Johannes Slawig.

Die Stadtverwaltung habe insgesamt 2100 Büroarbeitsplätze, 545 Mitarbeiter können auch von zu Hause aus arbeiten. Gerade für die sei auch das Arbeiten ohne Papier wichtig, so Slawig. „Die haben zu Hause gar keinen Drucker.“ Darüber hinaus hat die Stadt 1600 mobile Tablet-Computer, mit denen die Mitarbeiter auch unterwegs arbeiten können. „Wir fördern das“, so Slawig.

Die meisten Politiker
nutzen Tablets

Zu diesen Tablets gehören auch die der Politiker: Die Abgeordneten im Rat und in den Bezirksvertretungen arbeiten zum großen Teil mit digitalen Akten. „Nur noch sechs Politiker erhalten die Unterlagen in Papierform“, berichtet Florian Kötter, der im Büro des Oberbürgermeisters für die politischen Gremien zuständig ist. Und erst kürzlich habe sich ein Bezirksvertreter gemeldet, der lange Papier bevorzugte. Jetzt aber wollte er doch die Akten im Tablet ansehen.

Ingelore Ockel (CDU), Bezirksbürgermeisterin in Elberfeld-West, ist damit zufrieden: „Das hat sich gut eingespielt.“ Sie drucke sich höchstens noch die Tagesordnung aus, um Vermerke zu notieren. Anders sieht das Dirk Rummel, der für die Linken in der Bezirksvertretung Barmen sitzt. Er sagt: „Ich habe gern Papier in den Fingern und da kann ich mir Notizen machen.“ Seiner Meinung nach haben einige seiner Kollegen mit der Technik Probleme: „Da ist dann was nicht geladen oder das Ding stürzt ab.“

Dass sich aber insgesamt so viele Politiker darauf eingelassen haben, findet Florian Kötter erfreulich, denn der Verzicht auf Papier spart der Stadt Geld und Arbeit. Kötter erinnert sich noch gut daran, wie aufwändig früher das Packen großer Dokumentenstapel war. Bei Einführung der Tablets für die Politiker hieß es, das spare 9000 bis 12 000 Euro pro Jahr.

Johannes Slawig ist ebenfalls Verfechter des Tablets: „Ich arbeite komplett digital“, sagt er. Das sei komfortabel, er müsse kein Papier schleppen, könne Dokumente austauschen, auch digital Anmerkungen machen, erhalte neue Dokumente noch kurz vor einer Sitzung.

Innerhalb der Verwaltung soll die Digitalisierung weiter voranschreiten. Im April soll das Gebäudemanagement auf digitale Aktenführung umstellen, dann weitere Bereiche. „Ende 2021 soll die komplette Eingangspost digitalisiert werden“, so Slawig. Das sind etwa 3500 Schriftstücke pro Tag.

Damit das Rathaus papierlos wird, müssen aber auch die Arbeitsprozesse umgestellt werden. Das werde länger dauern, kündigt Slawig an. „Wir haben 2500 Prozesse, die können wir nicht alle gleichzeitig umstellen.“ Dabei helfen Experten für Organisation und Digitalisierung. Gerade werde an einer solchen Umstellung im Bereich „Kinder, Jugend und Familie“ gearbeitet, zwei Millionen Euro sind dafür vorgesehen. Weitere zwei Millionen sind beantragt, um im Bereich Existenzsicherung, etwa Hartz IV und Elterngeld, auf digitale Aktenbearbeitung umzustellen.

Die Digitalisierung braucht mehr Spezialisten. Die Zahl der IT-Mitarbeiter der Stadt stieg in den letzten drei Jahren von 120 auf 160. Und das Budget des Amts für Informationstechnik und Digitalisierung stieg von 22,8 auf 28,4 Millionen Euro.