„Ein System kurz vor der Wahl eines neuen Rates umzustellen, wäre nicht so optimal gewesen. Also gab es einen Prüfauftrag an die Verwaltung, ein papierloses System einzuführen“, lässt Hauptamtsleiter Gerd Schwarz die Entwicklung Revue passieren. Der neu gewählte Rat entschied nach einer Präsentation eines Verwaltungsmitglieds der Stadt Tönisvorst, die seit 2010 mit einem elektronischen System arbeitet, dass diese Veränderung angepackt werden sollte. „Es sollte niemand gezwungen werden, es galt: alle oder keiner“, so Schwarz.

38 iPads mit einem Sitzungsmanagementsystem ersetzen nun rund 143 000 Blatt Papier, die jährlich ausgedruckt, eingetütet und verschickt wurden.

Neben der unbeschreiblichen Menge an Papier spart die Gemeinde nun Porto und Arbeitszeit. Die Wirtschaftlichkeitsberechnung zeigte, dass sich nach weniger als anderthalb Jahren die Anschaffung von iPads und der notwendigen Software amortisieren wird.

Seit dem 1. April wird keine Information mehr in Papierform an die Ratsmitglieder verschickt. Der Sitzungssaal erhielt einen separaten WLAN-Anschluss und die Ratsmitglieder erhielte eine Schulung in der Bedienung der iPads. „Nach ganz kurzer Zeit haben sich viele, die vorher keine Erfahrungen mit einem iPad hatten, gemeldet, dass sie gut zurecht kommen“, sagt Schwarz.

Der im Dezember 2014 gefasste Ratsbeschluss, Geräte und Software anzuschaffen, führt schon jetzt zu einer deutlich erleichterten Ratsarbeit.

Auch andere Kommunen beobachten nun die Gemeinde Brüggen, welche Erfahrungen man hier sammelt. Denn Einsparmöglichkeiten sucht jede Gemeinde.