Wülfrath : Stadtverwaltung wird digitaler

Reichlich Projekte müssen in Angriff genommen werden, um den politischen und gesetzlichen Forderungen nachzukommen.

. Der digitalen Verwaltung Schritt für Schritt ein Stück näher zu kommen, sei das Ziel, das sich die Stadtverwaltung Wülfrath auferlegt hat. Die Vorteile der Digitalisierung sollen genutzt werden und gleichzeitig diene es dazu, den politischen und gesetzlichen Forderungen nachzukommen. „Auch die Bürger werden langfristig von einer digitalisierten Verwaltung profitieren“, verspricht die Stadt.

Ein erster Schritt in Richtung digitale Verwaltung sei auf den Weg gebracht. Ende des vergangenen Jahres habe sich die Verwaltung für ein digitales Dokumentenmanagementsystem entschieden. Der Verzicht auf Papierakten habe gleich mehrere Vorteile: natürliche Ressourcen werden durch das Einsparen von Papier geschont, Informationen seien jederzeit an jedem Ort online verfügbar und das Auffinden der Informationen werde vereinfacht.

Die Personalakten werden aktuell nur noch digital geführt

Die ersten Erfahrungen mit digitalen Akten wurden im Personalamt gesammelt. Zum heutigen Zeitpunkt würden die Personalakten nur noch digital geführt. Die Erfahrungen aus diesem ersten Projekt flössen in die nächsten beiden Projekte ein.

„Wir arbeiten gerade parallel an zwei unterschiedlichen Projekte, um die digitale Aktenführung voranzutreiben. Einmal an einer allgemeinen Schriftgutverwaltung für die gesamte Verwaltung und einmal an der digitalen Steuerakte“, erklärt Benita Görtz, Fachfrau für die Digitalisierung in der Verwaltung. Weiter betont sie, dass es wichtig sei, sich nicht nur auf Fachakten zu konzentrieren, sondern auch Lösungen für die gesamte Verwaltung voranzutreiben.

Anfragen und Vorgänge können schneller bearbeitet werden

Warum aktuell genau diese beiden Projekte ausgesucht wurden, sei leicht zu erklären. „Mit der digitalen Verwaltung des allgemeinen Schriftgutes wird die Grundlage geschaffen, um digitale Prozesse anzustoßen, die in der Zukunft die altbekannte Umlaufmappe ablösen“, so Benita Görtz. Dies sei der Grundstein für durchgängig digitale Prozesse, die die Durchlaufgeschwindigkeit erhöhten. Davon profitierten schlussendlich die Bürger, denn Anfragen und Vorgänge könnten schneller bearbeitet werden, da Post nicht mehr physisch von einem Ort zum nächsten getragen wird, sondern direkt digital verfügbar ist und von mehreren Stellen gleichzeitig bearbeitet werden kann.

Die digitale Steuerakte sei ein in sich abgeschlossen Projekt, wodurch es gut plan- und steuerbar sei, dadurch könne das Projekt schnell umgesetzt werden. Das werde der Bürger kurzfristig nicht bemerken, allerdings würden perspektivisch Mitarbeiter aus dem Steueramt durch die digitale Unterstützung mehr Zeit für Anfragen und umfangreiche Prüfungen haben, anstatt diese Zeit für administrative Tätigkeiten aufzuwenden.

Die Liste der möglichen Folgeprojekte sei noch lang und werde nach und nach abgearbeitet. Die Verwaltung werde fortlaufend über den Stand der Digitalisierung berichten.