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Die Stadtverwaltung Haan steht auf dem Prüfstand

Prüfbericht aus Haan : In Haan kommt alles auf den Prüfstand

Die Gemeindeprüfungsanstalt hat mehrere Arbeitsbereiche im Haaner Rathaus unter die Lupe genommen. Der umfangreiche Prüfbericht wird jetzt öffentlich.

91 Kalendertage hat ein einfaches Baugenehmigungsverfahren im Jahr 2019 in Haan im Schnitt gedauert, das ist etwas länger, als im Durchschnitt der Vergleichskommunen in NRW. Die schnellste hat demnach nur 31 Tage benötigt, die langsamste 148. Dies ist nur eine von zahlreichen Erkenntnissen, die die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (gpa) bei ihrer jüngsten Untersuchung der Stadt Haan gewonnen hat. Die Prüfung fand in der Zeit von Juni 2020 bis April 2021 statt und umfasste die Teilbereiche Finanzen, Beteiligungen, Hilfe zur Erziehung, Bauaufsicht sowie Vergabewesen.

Am 3. Mai dieses Jahres wurden die wesentlichen Ergebnisse vorgestellt. Alles zusammen wird jetzt in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am Mittwoch, 22. September, öffentlich gemacht.

Finanzen: Im überörtlichen Vergleich gehörte Haan 2019 zu dem Viertel der Kommunen mit den besten Jahresergebnissen je Einwohner. Allerdings habe die Stadt dabei von der guten gesamtwirtschaftlichen Lage profitiert. Die Haushaltsplanung Haans sehe ab 2022 bis zum Ende der mittelfristigen Planung ausschließlich negative Jahresergebnisse vor. Wichtige Positionen seien stark von der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung abhängig. Die Eigenkapitalausstattung ist den Prüfern zufolge „vergleichsweise komfortabel“. Bei der Eigenkapitalquote 1 gehörte Haan 2019 zu der Hälfte der Vergleichskommunen mit den höchsten Werten. Von 2009 an sei allerdings über zehn Jahre hinweg Eigenkapital in Höhe von 16 Millionen Euro verzehrt worden. Dies stehe nicht im Einklang mit dem Grundsatz einer „intergenerativen Gerechtigkeit“, finden die Prüfer. Das bedeutet, eine Generation sollte nur das verbrauchen, was sie auch erwirtschaftet.

Fördermittel: Der Prozess der Fördermittelakquise ist in Haan noch optimierungsfähig, finden die Prüfer. Die Beantragung von Fördermitteln laufe bei der Stadt dezentral. „Eine strukturiertere Fördermittelbewirtschaftung würde dazu beitragen, dass Rückforderungen weiterhin vermieden werden“, heißt es im Prüfbericht. Zudem sollte eine zentrale Stelle Entscheidungsträger, wie Verwaltungsleitung, Fachausschüsse und den Rat über den Stand wichtiger Förderprojekte informieren.

Hilfe zur Erziehung: Über eine Gesamtstrategie für den Aufgabenbereich der Hilfen zur Erziehung verfügt die Stadt Haan den Prüfern zufolge bisher nicht. Die sollte „in Zusammenarbeit mit Verwaltung und Politik“ festgelegt werden. „Die Arbeitsschritte und Abläufe innerhalb der Hilfe zur Erziehung konnten nur schwer nachvollzogen werden“, merken die Prüfer an. Es gebe zwar eine standardisierte Bearbeitung, die sei aber nicht verschriftlicht. Die Prüfer loben allerdings auch, das Konzept der niederschwelligen Hilfen mit Schwerpunkt auf Prävention in Haan zeige Wirkung: „Die Aufwendungen der Hilfe zur Erziehung je Einwohner bis 21 Jahre und auf den einzelnen Hilfefall bezogen, erreichen - soweit ermittelbar - gute Ergebnisse.“ Verstärken sollte die Stadt indes ihre Akquise und Werbung für geeignete Pflegefamilien, um mehr Kinder in Familien unterbringen zu können.

Bauaufsicht: Die Stadt Haan verfügt über effektive Prozessabläufe, finden die Prüfer. Wenn sie ihre Bauakten bereits zu Beginn des Antragsverfahrens digitalisiere, ermögliche dies eine Verringerung der Bearbeitungszeiten. Die Gesamtlaufzeit der Genehmigungsverfahren habe allerdings nicht ermittelt und daher auch nicht verglichen werden können. „Der Anteil der Freistellungsverfahren ist in Haan groß“, stellt der Bericht fest. Baugenehmigungsverfahren insbesondere von Gewerbebetrieben benötigten normalerweise oft mehrere Stellungnahmen oder Gutachten von Ämtern oder Behörden. Bei Freistellungen werde in der Regel nur die Stadtplanung beteiligt. „Die in den letzten Jahren entwickelten Baugebiete (u.a. Hasenhaus in Gruiten mit 22 Wohnungen, Düsseltalstraße/Karl-Niepenberg-Weg oder Steinhaus) wurden in Haan überwiegend mit Freistellungsverfahren genehmigt“, heißt es. Die Bauaufsicht werde dadurch entlastet, da sie bei diesen Verfahren kaum Prüfpflichten habe Die Prüfer empfehlen zudem, die Stadt solle auf ihrer Internetseite interessierten Baupersonen ausführliche Informationen zu Bauanträgen bereitstellen. Dort gebe es bislang nur einen Link zur den Formularen der Architektenkammer sowie Kontaktdaten.

In einer umfangreichen Stellungnahme geht Bürgermeisterin Bettina Warnecke auf die Kritikpunkte ein. So weist sie beim Thema „Beschaffung von Fördermitteln“ beispielsweise daraufhin, dass inzwischen mit der Kämmerei eine zentrale Anlaufstelle geschaffen worden sei.

Bei den Anmerkungen Bereich „Hilfe zur Erziehung“ verweist die Verwaltungschefin auf das Qualitätshandbuch, das im Bezirkssozialdienst bis Ende 2021 entwickelt werde. Schlichtweg falsch sei jedoch die Anmerkung der Prüfer, die Abläufe zum Hilfeplanverfahren seien nicht verschriftlicht. Es gebe nur einzelne Regelungen in Dienstanweisungen. „Die Abläufe werden standardisiert durch entsprechende Formulare gesteuert“, betont Warnecke: „Nicht einzelne Regelungen sind in Dienstanweisungen festgelegt, vielmehr gibt es eine Anweisung zu verbindlichen Standards in Hilfeplanverfahren.“

Im Bereich Bauaufsicht ist die Stadt Haan der Stellungnahme zufolge „mit Beitritt zum Bauportal.NRW auf gutem Weg, die Anträge aus dem Baubereich digital zu empfangen und die Grundlagen für eine digitale Bearbeitung zu schaffen“. Außerdem führe man mit hoher Priorität ein Dokumentenmanagementsystem ein. Und schließlich solle der Bürgerschaft ein digitaler Postkorb bereitgestellt werden, „was einen vollständigen digitalen Prozess, von dem Einreichen – über die interne Verarbeitung – bis hin zur digitalen Rückmeldung ermöglicht“.

Infos unter www.haan.de, Stichwort „Ratsinformationssystem“.

(pec)