Wie Düsseldorfer Unternehmen die Arbeit im Homeoffice organisieren

Arbeiten aus dem Heimbüro war trotz aller Digitalisierung bis vor kurzem eher die Ausnahme in Düsseldorfer Unternehmen. Corona hat dies stark verändert. Die Firmen haben darauf mit der passenden Technik, neuen Formen des sozialen Austauschs und in einem Fall sogar mit einer Betriebsvereinbarung reagiert. Die Ergebnisse unserer Umfrage:

Anzahl der Mitarbeiter im Homeoffice Die Quote liegt bei den befragten Unternehmen in der Regel zwischen einem guten Drittel (Stadtsparkasse) und drei Viertel (Messe), in absoluten Zahlen bei jeweils mehreren hundert Mitarbeitern. Der Wert hängt davon ab, inwieweit Abteilungen und der Kern ihrer Arbeit überhaupt fürs Homeoffice in Betracht kommen. So ist bei der Rheinbahn grundsätzlich jedem Mitarbeiter freigestellt, im Homeoffice zu arbeiten, wenn er seine Aufgaben dort „vollumfänglich“ erledigen kann. Das ist bei Mitarbeitern aus dem Fahrdienst, der Leitstelle oder der Werkstatt naturgemäß nicht möglich, dennoch kommt das Unternehmen auf rund 350 Mitarbeiter, die einen Zugang zu Hause haben, 40 weitere sind beantragt. Die Stadtsparkasse hat 900 solcher Zugänge geschaffen, vor der Corona-Krise waren es 120.

Kommunikation In den Rückmeldungen zu unserer Umfrage tauchten neben Mail und Telefon die Namen sämtlicher Videokonferenz-Anbieter auf, die in den vergangenen Wochen große Nachfrage erfahren haben. Ein Favorit war dabei nicht zu erkennen.

Daneben gibt es vor allem in der internenen Kommunikation einige Besonderheiten: Bei der Stadtsparkasse gibt es einen News-Ticker und Nachrichten vom Vorstand, in dem zum Beispiel der „Applaus der Woche“ enthalten ist. Bei der Provinzial gibt es im Intranet „Corona-Updates“ und Home-Stories der Mitarbeiter. Und das Unternehmen hat zwei Hotlines geschaltet: eine für Führungskräfte und eine für Mitarbeiter. Die Rheinbahn hat eine Mitarbeiter-App namens „Meine Rheinbahn“.

Zulieferung der Arbeitsergebnisse ins Unternehmen In diesem Punkt ähnelt die Arbeit in einigen Unternehmen am stärksten der vor der Corona-Krise. Wo Prozesse schon digitalisiert waren, werden sie nun genauso fortgesetzt. Hinzugekommen sind Instrumente, die zum Beispiel die Zusammenarbeit („Kollaboration“) im Projektmanagement ermöglicht.

Die Arbeitsplätze zu Hause Die meisten Unternehmen haben ihre Mitarbeiter mit Notebooks, Tablets und/oder Diensthandys ausgestattet und dabei deren Wünsche (etwa einen zweiten Bildschirm) erfüllt.

Bei der Rheinbahn haben Vorstand, Betriebsrat und Arbeitssicherheit eine Betriebsvereinbarung geschlossen. Für das Homeoffice gelten Arbeitsstätten-Richtlinien. „Seit Krisenbeginn haben wir das flexibler geregelt zum Schutz der Beschäftigten“, sagt Klaus Klar, Vorstandsvorsitzender und Arbeitsdirektor des Nahverkehrsunternehmens. Laptops und Tablets hat die IT-Abteilung der Rheinbahn stets als Leasinggeräte besorgt. Vor der Krise waren es knapp 100 Geräte. Als dann mehr erforderlich waren, stieg allgemein die Nachfrage stark an, auf knapp 400. Klar: „Innerhalb von wenigen Tagen hat unsere IT es dann Mitte März geschafft, die gewünschten Zugriffe zu realisieren und die Geräte einzurichten und zur Verfügung zu stellen.“

Soziale Kontakte der Mitarbeiter Der Bedarf ist groß, die Möglichkeiten, die die Unternehmen schaffen, sind es auch. Bei der Stadtsparkasse gibt es in einigen Teams jeden Morgen ein gemeinsames Warm-up. Ähnliches berichtet der Vorsitzende der Geschäftsführung der Messe, Werner Dornscheidt: „Viele Teams sind zu täglichen kurzen Teammeetings („Dailys“) per Telefon- oder Videokonferenz übergegangen. Es hat sich gezeigt, dass diese Dailys dazu beitragen, die Tage im Homeoffice sowie die Aufgabenbearbeitung zu strukturieren und zu steuern als auch die Teambildung zu stärken.“

Wenn sich zwei Mitarbeiter der Rheinbahn gegenüber sitzen wollen, ist das mit einer Schutzwand aus Plexiglas möglich – diese stehen auf jedem Tisch.

Homeoffice nach der Krise In der Umfrage gab es wiederholt die Rückmeldung, dass Mitarbeiter den persönlichen Kontakt zu ihren Kollegen vermissen und die Unternehmen deshalb davon ausgehen, dass viele nach der Krise mindestens überwiegend wieder im Büro arbeiten. So arbeitet beispielsweise die Provinzial gerade an einem „Rückkehr-Konzept“.

Der Rheinbahn-Vorstand geht davon aus, dass die Mitarbeiter, die Fernzugriffe erhalten haben, diese auch nach der Krise nutzen werden - aber weniger häufig und, wie jetzt auch, an fest vereinbarten sowie mit ihrem Team abgestimmten Tagen. „Wir sehen, dass Homeoffice durch die Sondersituation sehr viel stärker genutzt wird und die Vorteile nochmals deutlicher geworden sind“, sagt der Vorstandsvorsitzende Klaus Klar.