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Digitale Unterschriften immer beliebter – auch bei kleinen Unternehmen

Digitale Wirtschaft : Digitale Unterschriften immer beliebter – auch bei kleinen Unternehmen

Im Zuge der Digitalisierung stellen Unternehmen immer mehr ihre bisher analog ablaufenden Prozesse auf digitale Varianten um. Das beschleunigt die Abläufe, entlastet Mitarbeiter/innen und macht die Arbeit übersichtlicher.

Das Vertragswesen stellt hierbei keine Ausnahme dar. Vor allem große Unternehmen, Kanzleien, und Immobilienagenturen, die jeden Tag mit Verträgen und Unterschriften zu tun haben, setzen schon längere Zeit auf digitale Lösungen. Aber auch bei kleinen Unternehmen, Freiberuflern oder Selbstständigen wird der Wunsch nach einer digitalen Form der Vertragsunterzeichnung immer größer. Worauf es bei digitalen Unterschriften ankommt, damit diese rechtskonform sind, und wie man eine geeignete Anwendung findet, zeigt dieser Artikel auf.

 Was macht eine digitale Signatur rechtsverbindlich?

Für handschriftliche Signaturen gilt, dass diese fälschungssicher, langfristig überprüfbar und eindeutig sein müssen, damit sie auch vor einem Gericht Bestand haben.

Viele Menschen glauben, wenn sie ihre Unterschrift einscannen und als Bilddatei abspeichern, ist das bereits eine rechtskonforme Unterschrift. Dies ist aber ein Irrglaube, denn wird ein Vertrag damit unterschrieben, lässt sich eine Kopie nicht vom Original unterscheiden. Darüber hinaus können Unbefugte diese Unterschrift nutzen und Verträge damit unterzeichnen, was zu rechtlichen Problemen führen kann.

Damit eine digitale Unterschrift also äquivalent zu der analogen Variante ist, muss das digitale Unterschriftverfahren einige Anforderungen erfüllen. Diese sind in der eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services) festgeschrieben. Sie wurde von den Mitgliedsstaaten der EU erarbeitet und ist verbindlich gültig im gesamten EU-Raum.

In der Verordnung werden einige Stufen von digitalen Unterschriften bzw. deren Verfahren unterschieden.

Eine eingescannte Unterschrift entspricht der niedrigsten Sicherheitsstufe und ist nicht rechtsverbindlich. Auf sie sollte daher, wenn möglich, komplett verzichtet werden, oder nur für formlose Dokumente zum Unterschreiben verwendet werden.

Wie bereits erwähnt muss eine digitale Unterschrift, genau wie eine analoge, fälschungssicher, eindeutig und nachverfolgbar sein. Entspricht sie diesen Standards, ist sie im Rahmen der eIDAS-Verordnung auf der höchsten Stufe angesiedelt, und wird als rechtsverbindlich angesehen. Man spricht dann auch von einer qualifizierten elektronischen Signatur.

Für eine Anwendung, die beim digitalen Unterschreiben zum Einsatz kommt, gelten damit auch bestimmte Anforderungen, sodass die digitale Unterschrift alle rechtsverbindlichen Kriterien erfüllt.

Das Unterschriftsverfahren muss dazu die Dokumente sowie die Signaturen verschlüsseln, wenn diese übermittelt und archiviert werden. Nachträgliche Änderungen an den Dokumenten oder Unterschriften müssen nachverfolgbar, also mit einem Zeitstempel versehen sein.

Damit ein digitales Unterschriftsverfahren im europäischen Raum Rechtskonformität besitzt, muss die Anwendung gemäß den Richtlinien in der eiDAS-Verordnung zertifiziert sein.

Mit e-Signature  zum papierlosen Büro

Dicke Ordner mit Papierverträgen könnten schon bald der Vergangenheit angehören. E-Signature-Anwendungen und das digitale Aufsetzen bzw. Unterschreiben von Dokumenten wird immer beliebter. Es ist ein Schritt hin zum papierlosen Büro, in dem man schneller die wichtigen Dokumente findet und Änderungen nachverfolgen kann.

Vor allem auf dem amerikanischen Markt gibt es mittlerweile eine Fülle an Anbietern für digitale Unterschriften-Anwendungen.

Problematisch bei jenen Anbietern ist jedoch, dass nicht alle gemäß der eIDAS zertifiziert sind bzw. die hohen europäischen Datenschutzstandards erfüllen. Die Verwendung eines solchen Programms kann daher in Streitfällen oder vor Gericht zum Problem werden.

Sehr viele Anbieter richten ihr Angebot außerdem auf große Unternehmen oder Agenturen aus, die jeden Tag viele Dokumente zu unterzeichnen haben. Das schlägt sich in einem hohen Preis für das Abonnement des Unterschriften-Dienstes nieder, was mitunter der Hauptgrund ist, warum viele kleine Unternehmen oder Selbstständige bisher davor zurückgeschreckt sind, ein e-Signature-Programm zu verwenden, da es sich preislich für sie nicht lohnt.

Eines der wenigen Unternehmen in Europa, das diesen Missstand erkannt hat, ist Yousign aus Frankreich. Es möchte vor allem kleinen Unternehmen einen preiswerten Dienst anbieten, um in Zukunft ihre Verträge digital zu managen.

Für weniger als zehn Euro pro Monat kann man mit dem Dienst Yousign ONE bis zu 10 Dokumentensendungen abwickeln. Für viele kleine Unternehmen oder Freiberufler ist dies mehr als ausreichend.

Zudem ist das Verfahren von Yousign eIDAS-zertifiziert und dadurch, dass das Unternehmen seinen Sitz in Frankreich hat, ist auch die Einhaltung der EU-Datenschutzverordnung gewährleistet.

Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die die Identität der Dokumentenempfänger/innen verifiziert, und die bei vielen amerikanischen Diensten nur per Aufpreis oder in einem Premium-Aboplan erhältlich ist, ist bei Yousign ONE inklusive.

Die Franzosen sind sich sicher, dass sie damit eine große Lücke schließen und auch kleinen Unternehmen helfen können, ihr Vertragswesen zu digitalisieren, ohne dabei tief in die Tasche greifen zu müssen.