Die Abläufe in der Verwaltung der Stadt Kempen werden untersucht. Ende März sollen erste Ergebnisse der Prüfung vorliegen.

Unter anderem im Kempener Rathaus am Buttermarkt haben sich die Berater die Arbeitsabläufe angeschaut.
Unter anderem im Kempener Rathaus am Buttermarkt haben sich die Berater die Arbeitsabläufe angeschaut.

Unter anderem im Kempener Rathaus am Buttermarkt haben sich die Berater die Arbeitsabläufe angeschaut.

Hans Ferber ist seit 2000 Erster Beigeordneter der Stadt Kempen. 2019 wird er in Ruhestand gehen.

Kurt Lübke, Bild 1 von 2

Unter anderem im Kempener Rathaus am Buttermarkt haben sich die Berater die Arbeitsabläufe angeschaut.

Kempen. „Wir warten noch auf die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung.“ Diesen Satz hörte man im vergangenen Jahr so oder so ähnlich häufiger aus den Reihen der Stadtrats-Fraktionen. Und zwar immer dann, wenn es um Strukturen und Stellenbesetzungen in der Kempener Stadtverwaltung ging. Doch was hat es eigentlich mit dieser wohl größten Analyse aller Zeiten der Verwaltung auf sich? Wie läuft die Untersuchung durch das Meerbuscher Büro Allevo ab? Und vor allem: Wann liegen Ergebnisse vor? Über diese und andere Fragen sprach die WZ mit dem Personaldezernenten Hans Ferber.

Zwischen 800 und 1200 Arbeitsvorgänge einbezogen

„Die Bestandsaufnahme ist weitestgehend abgeschlossen“, sagt der Erste Beigeordnete zum Stand der Dinge des Projektes, das im Spätsommer begonnen hat. Ausgangspunkt für eine sinnvolle Analyse der Arbeitsabläufe sei die Erstellung einer Aufgaben- und Stellenmatrix. Die externen Berater hätten sich angeschaut, welche Aufgaben zu erledigen sind und wie die Stellenzuordnung für die Bewältigung dieser Aufgaben ist. Dabei seien zwischen 800 und 1200 sogenannter Arbeitsvorgänge einbezogen worden. Dazu gehört sowohl das Schreiben eines Knöllchens im Ordnungsamt als auch die Bewilligung eines Kita-Platzes im Jugendamt. „Bei der Stellenzuordnung geht es dann darum, welchen Anteil seiner Stelle ein Mitarbeiter für einen bestimmten Bereich einbringt“, sagt Ferber.

Wie laufen die einzelnen Prozesse ab?

Ferner haben sich die externen Experten die Abläufe auch mit Blick auf die sogenannte Geschäftsprozessordnung (GPO) angeschaut. „Dazu gehört zum Beispiel die Frage, wie der Weg einer Rechnung innerhalb der Verwaltung ist“, so Ferber. Wo kommt die Rechnung an? Welche Ämter sind an der Prüfung beteiligt? Solche Fragen spielen bei der Analyse eine Rolle. Unterm Strich könnte es dann von Allevo Anregungen geben, wie Arbeitsabläufe verbessert werden können.

Anregungen von Mitarbeitern bei verschiedenen Workshops

Zu den Instrumenten der Beratungsfirma gehören unter anderem Interviews mit den Führungskräften: also Bürgermeister, Dezernenten, Amtsleiter und Referenten. „Es wurden aber alle Mitarbeiter in die Analyse einbezogen. Schon bei der Auswahl des Beratungsbüros war uns wichtig, dass die Mitarbeiter mitgenommen werden“, so Ferber. Allevo habe diesen Wunsch mit Hilfe von sogenannten Workshops verwirklicht. In diesem seien die Mitarbeiter nach den Abläufen in ihren jeweiligen Arbeitsbereichen befragt worden. „Sie konnten auch mitteilen, was ihrer Ansicht nach nicht gut oder auch gut läuft“, so Ferber. Hierbei seien auch anonyme Stellungnahmen möglich gewesen. „Wir brauchen die Meinungen und den Input der Mitarbeiter, um Strukturen zu verbessern“, sagt der Beigeordnete.

Im Gespräch mit der WZ macht Hans Ferber deutlich, dass die Organisationsuntersuchung keinesfalls ein Sparprogramm ist. Es gehe nicht darum, Stellen einzusparen, sondern vielmehr darum, ob die Aufteilung der Stellen innerhalb der Kernverwaltung richtig ist. Gebe es zum Beispiel in einem Amt einen Überhang, so könne es durchaus sein, dass ein anderer Bereich aktuell zu wenig Mitarbeiter hat. Nach der Analyse müsse man dann sehen, ob Stellenverschiebungen möglich sind. „Aber auch Neueinstellungen können ein Thema werden. Das haben wir ganz klar mit der Politik vereinbart“, so Ferber.

Die Gespräche mit dem Meerbuscher Unternehmen werden laut Ferber noch im Januar fortgesetzt. Er rechnet damit, dass Allevo bis Ende März die Ergebnisse der Strukturanalyse vorlegen wird. „Von daher bin ich zuversichtlich, dass wir die Beratungen mit der Politik noch in der ersten Jahreshälfte aufnehmen und möglicherweise sogar abschließen können.“

Bauhof, Kitas und Rettungswache wurden nicht berücksichtigt

Für den einen oder anderen Betrachter wirke der Zeitraum von einem guten Jahr möglicherweise lang. Laut Ferber muss man aber bedenken, wie groß die Kempener Verwaltung ist. So verfüge die Stadt zum Beispiel im Vergleich zu anderen Kommunen über ein eigenes Jugend- und ein eigenes Bauordnungsamt. Insgesamt werden laut Ferber 250 von 600 städtischen Stellen in der Analyse betrachtet. Keine Rolle spielen die Erzieherinnen in den Kitas, die Mitarbeiter der Rettungswache und der Baubetriebshof.

Leserkommentare


() Registrierte Nutzer